Doktersassistent van de toekomst
Vorig jaar is HCDO gestart met het project Doktersassistent van de toekomst. In dit project kijkt HCDO naar nieuwe en slimme manieren van werken. Ze probeert deze ideeën uit in de praktijk bij verschillende huisartsen. Het doel van deze innovaties is minder werkdruk en meer werkplezier voor de doktersassistenten.
Minder werkdruk
Bij zes verschillende huisartspraktijken in de regio Salland heeft HCDO onlangs een uitgebreide praktijkscan uitgevoerd. Doel van deze scans was om de huidige situatie in beeld te brengen. Hoe zijn de werkprocessen van de assistenten nu ingericht? Wat hebben praktijken zelf al gedaan om de werkdruk te verlagen en hoe kijken assistenten aan tegen innovatieve oplossingen? Een zorg bij digitaliseren zou kunnen zijn dat het werk daardoor minder leuk wordt. Uit de scan bleek dat de doktersassistenten open staan voor vernieuwing, zo lang hun werk maar afwisselend blijft.
Innovatie
De inzichten en best practices uit de praktijkscans worden nu binnen de HCDO gedeeld. De volgende stap is het concreet testen van vier innovaties. De eerste resultaten en ervaringen uit de praktijken zijn inmiddels gedeeld.
Aanmeldbalie
In de Groepspraktijk Huisartsen Holten is een test met de aanmeldzuil afgerond.
De praktijk in Holten heeft door personeelskrapte niet meer de mogelijkheid om de hele dag een assistente aan de balie te laten zitten. De assistentes zijn hard nodig aan de telefoon en in de behandelkamer, waar zij hun eigen spreekuur hebben. Door de hele dag patiënten aan de balie te woord te staan, werd hun werk bovendien voortdurend onderbroken.
Daarom is de balie verdwenen. Zaken die voorheen aan de balie werden afgehandeld, kunnen patiënten nu zelf regelen. De balie is vervangen door een kast waarin de patiënten dingen kunnen brengen (een potje urine of een formulier) of ophalen (bijvoorbeeld een setje voor een kweek). Instructies krijgt de patiënt via de telefoon, maar die zijn ook terug te vinden op de aanmeldzuil.
Als de patiënt een afspraak heeft, kan hij/zij zich aanmelden bij de aanmeldzuil. De huisarts, praktijkondersteuner of assistente ziet dan in de agenda dat de patiënt heeft plaatsgenomen in de wachtkamer. Het voordeel voor de patiënt is dat hij/zij soms eerder wordt geholpen. Op de aanmeldzuil kunnen verschillende talen worden gekozen.
De praktijk heeft haar patiënten met een brief en voorlichtingsavonden uitgebreid geïnformeerd over deze nieuwe manier van werken. Gedurende de duur van de pilot stond iedere ochtend een gastvrouw bij de ingang om patiënten op weg te helpen.
Wennen
Voor patiënten was deze nieuwe manier van werken even wennen. De meesten begrijpen wel dat dit besluit is genomen om als praktijk goede zorg te kunnen blijven bieden. Het gebruik van Mijngezondheid.net wordt gestimuleerd, maar de patiënten kunnen natuurlijk ook nog steeds bellen. De telefoon is van 8-17 uur bemand.
De assistenten zijn blij met de komst van de aanmeldzuil. Zij kunnen hun aandacht nu volledig richten op het beantwoorden van binnenkomende telefoontjes en hun eigen werkzaamheden. Dat heeft meer rust en werkplezier opgeleverd.
Terugbelfunctie
De huisartsenpraktijken in Bathmen hebben van april tot juli 2025 de terugbelfunctie uitgetest. Het telefoniesysteem is zo ingericht dat een patiënt na 60 seconden wachttijd de optie krijgt om teruggebeld te worden. Een deel van de patiënten maakt gebruik van dit aanbod. De patiënten die aan de lijn blijven hangen, accepteren dat ze nog even moeten wachten. Dit geeft de assistente meer rust om ieder telefoontje zorgvuldig af te handelen.
Op bepaalde tijden krijgen patiënten als zij contact willen met de assistente alleen nog de optie om voor de terugbelfunctie te kiezen. Eén assistente verwerkt deze telefoontjes. De tweede assistente krijgt de ruimte om ongestoord andere taken uit te voeren.
Het doel van de pilot om de werkdruk beter te kunnen verspreiden over de dag is ruimschoots bereikt. Er heerst nu rust in de backoffice. De balie en het spreekuur kunnen ongestoord doordraaien, want collega’s hoeven niet meer bij te springen. Met de terugbelfunctie kan uitval van een collega, bijvoorbeeld door ziekte, eenvoudiger worden opgevangen. Deze innovatie uit het project draagt zeker bij aan een lagere werkdruk en meer werkplezier bij de assistenten!